Feliz Navidad y razones de la Quebrantahuesos

Desde siempre, como una seña de identidad, la Peña Ciclista Edelweiss ha tenido muy a gala, y así ha sido reconocido por el mundo del ciclismo, el dar la máxima difusión y explicaciones de todas las actuaciones que tanto del club como de la organización y actividades de la Quebrantahuesos pudieron interesar a los cicloturistas. También hemos pregonado nuestra idea de escuchar, entender y atender todas las solicitudes.

Así, con una gran trasparencia se ha podido seguir minuto a minuto el ritmo de las preinscripciones, el de las inscripciones definitivas; muchísimos han estado comprobando una y otra vez los listados haciendo sus cuentas para ver si podían entrar en alguna de las repescas …o incluso para ver si hacíamos trampas colando a algunos, .(estos últimos siempre se han visto defraudados pues la limpieza ha sido una de nuestras señas de identidad)

Se han enviado de manera constante e-mails, boletines, notas de prensa,, etc. con el fin de dar en todo momento y en cualquier situación la máxima información. En el mundo del cicloturismo, todo lo que se hace en la Quebrantahuesos adquiere una dimensión especial, por algo es la prueba de referencia nacional e internacional, por algo es la que congrega, y con gran diferencia, el mayor numero de participantes. Es el reto que año tras año esta marcado en las agendas de muchos cicloturistas del todo el mundo. Lugar donde se dan cita la mayoría de organizadores de pruebas similares, para ver las novedades que pueden exportar a sus pruebas.

Desde sus inicios la Quebrantahuesos ha asumido este papel, y así pensamos ha ido abriendo caminos, proponiendo nuevas iniciativas, que ya se han convertido en clásicas y son asumidas por los participantes a la vez que implantadas por muchas otras pruebas deportivas.

Ni mucho menos queremos decir que hayamos sido los inventores de nada … pues en la mayoría de los casos lo que hemos hecho ha sido proponer soluciones en función de los acontecimientos que se nos iban presentando , y para hacerlo buscábamos en organizaciones similares que ya hubiesen pasado por esa situación y juntos plantear la forma de afrontarlas. Así mantenemos excelentes relaciones con los mas importantes organizadores europeos de pruebas deportivas, mantenemos reuniones, contactos, compartimos ideas, problemas, soluciones. Actuamos juntos intentando disponer la mayor cantidad de información contrastada y avalada.

Para la edición de este año 2012, se han producido unos hechos reseñables, de los que hemos transmitido amplia información, pero que a la vista de algunos comentarios recibidos, parece ser que no ha sido suficiente por lo que con la presente nota pretendemos ampliar todavía mas esa primera información. Bien es cierto que en el ámbito total de los participantes en la QH, esos comentarios son una minoría, pero merecen todo nuestro respeto y esfuerzo para aclarar cualquier duda que pudiera suscitar esos hechos relevantes a los que hacíamos referencia.

En Primer lugar se ha firmado un convenio de ORGANIZACIÓN COMPARTIDA con una gran empresa, que tras un proceso de selección resultó ser OCTAGON, en orden a mejorar todavía más la gestión de la Quebrantahuesos

Esa misma situación se ha ido produciendo con diferentes servicios, que en sus ediciones iniciales eran realizados totalmente por personal de la propia organización:

Así a nadie resultó extraño que se contratase a través de empresas los temas de: control de tiempos, sanitario, mecánicos, comida final, etc. etc.

Con la externalización se ganó en calidad, seguridad y garantías y así el crecimiento de la Quebrantahuesos, nos fue confirmando que estas empresas proporcionaban mejores atenciones a los participantes.

Llegados a este punto, se considero que en esa línea de externalizar servicios y gestiones era necesario dar un paso adelante y pasar a la gestión integral de la prueba, eso si siempre quedándose la Peña Ciclista Edelweiss con el control y propiedad de la Quebrantahuesos. Esta decisión supone que la empresa seleccionada deberá encargarse de los temas de Web, gabinete de prensa, inscripciones, clasificaciones, sanitarios, feria, etc. y otros temas cada vez más complicados, como son:

- Obtención de autorizaciones de paso.

- Temas jurídicos; cada año aumentan las demandas, los requerimientos judiciales por temas de todo tipo. El club no dispone de gabinete jurídico y la empresa si.

- Promoción exterior, de difusión, de darle mayor proyección internacional

- Marketing, merchandising, todo un mundo por explorar y profundizar.

-Garantizar la organización en los próximos 5 años; hace un año estuvo en situación delicada, con la preocupación de participantes, instituciones, etc., El contrato con OCTAGON evita esa situación de incertidumbre

- Patrocinios y subvenciones. Con la situación actual es un tema cada vez más difícil y complicado. Una gran empresa con muchos eventos puede ofrecer un gran abanico de posibilidades y puede obtener muchas mas ventajas en la búsqueda de nuevos patrocinadores.

- Proponer otras actividades deportivas ciclistas en la zona

Tras mucho pensarlo y mucho trabajo se propuso a la Asamblea de socios las diferentes propuesta y con tan solo una abstención se aprobó la propuesta presentada por la Junta, en orden a la externalizacion de las gestiones.

La entrada de Octagón dará respuesta apropiada a todos los temas planteados y a muchos otros; manteniendo y aumentando la calidad y seguridad de la

Quebrantahuesos.

Por supuesto, que como empresa y como es natural lógico y lícito, buscara sus beneficios, como ya lo hacen el resto de empresas con las que mantenemos contratos de prestación de servicios; nada anormal y que no se venga produciendo desde hace bastantes años . Pero insistimos, la propiedad de la prueba sigue siendo del club, los voluntarios, verdadero corazón de la prueba son responsabilidad exclusiva del club y la entrada de OCTAGON no mermará ni un ápice la calidad de la prueba. (así está expresamente escrito en el contrato firmado).

En segundo lugar, otro aspecto que ha despertado todo tipo de comentarios es la necesidad de abonar una cuota de preinscripción. Con el tema de las inscripciones, como en tantos otros, ha sido necesario ir evolucionando según el ritmo que marcaban los acontecimientos.

Así en la primeras ediciones, e incluso hasta llegar a superar los 4.000 participantes, se podían hacer inscripciones hasta el mismo día de la prueba; luego se debía hacer una preinscripción pero confirmarla y hacerla efectiva con su correspondiente pago el mismo día de la prueba; ya pasamos a tener que hacer el pago mediante transferencia bancaria; todos estos sistemas tuvieron sus problemas que hicieron que fuera necesario continuar proponiendo soluciones nuevas. En muchos casos fuimos innovadores y como tales tuvimos que superar los problemas de juventud que cada nuevo sistema conlleva Pasamos ya al dominio de la informática, y a pagar de manera inmediata mediante pasarela de pago ….. la inscripción por Internet, concediendo las plazas disponibles según orden de inscripción, que funciono hasta que la cantidad de participantes buscando una plaza fue tal que no hacían viable el sistema.

Llegamos pues a la última propuesta de realizar un sorteo entre los preinscritos, que ha funcionado durante dos años. Todos y cada uno de los cambios realizados tuvieron sus detractores. Esta ha sido la evolución….. posiblemente habrá habido pasos equivocados, pero la mayoría de las veces pensamos que no había otra solución mejor. Ahora observamos como la inmensa mayoría de organizaciones están dando los primeros pasos en este proceso.

Y llegamos a la situación en la que nos damos cuenta que el sistema de preinscripción y sorteo es necesario que evolucione, que depure sus defectos y aquí nace la cuota de preinscripción. Habíamos comprobado que había muchos de los preinscritos que solo lo hacían por distraerse, por “jugar a ver si me toca”, sin tener ninguna intención de participar y en bastantes casos sin tener bicicleta. Así esa gran cantidad de preinscripciones ejercía un poder disuasorio y se daba el caso que algunos verdaderamente interesados desistían de preinscribirse. La primera consecuencia de esta “alegría” al preinscribirse era que una vez celebrado el sorteo un porcentaje superior al 18% no hacia efectivo el pago, debiendo hacer reasignaciones sucesivas de plazas, que dado las fechas en las que se hacían, una vez que se ofrecían ya no interesaban pues esas personas ya habían hecho otros planes.

Nuestro reto era lograr que los preinscritos solo fueran los realmente interesados en participar. También se daba el caso de los “pícaros” de siempre que deseando plaza a toda costa, falseaba sus datos para inscribirse varias veces. Ambas situaciones iban en aumento, por lo que se considero oportuno plantear una medida para disuadir a los no interesados y a los tramposos.

Así se pensó que la cuota de preinscripción podría ser la solución, ya estaba implantado en grandes pruebas y funcionaba sin apenas detractores: Hubo que preparar las cuestiones técnicas y pensar donde destinar los ingresos que se obtengan en ese proceso.

Y allí surge la idea de promover la creación de una Fundación que tenga como objetivo Promover la seguridad vial de los ciclistas, posibles accidentados, temas medio ambientales y su relación con la práctica del ciclismo, promoción del ciclismo entre los mas pequeños con escuelas de ciclismo y otros fines solidarios. Crear una fundación exige unos procedimientos y pasos, no se hace de manera inmediata, pero estamos en ello.

Pero la preinscripción no es una pérdida total si uno no resulta agraciado. Atendiendo las múltiples sugerencias recibidas, se garantiza que todo el que se preinscriba dos años consecutivos y no tenga plaza en el sorteo, al tercer año, solo con preinscribirse dispondrá de plaza segura.

El pecio de inscripción no se ha modificado, siendo el mas bajo de pruebas similares, donde en algunas con menos servicios, la tasa triplica la de la Quebrantahuesos. Recibimos mensajes de muchos amigos de la QH indicando sus sentimientos sobre la externalizacion de la gestión y sobre la tasa de preinscripción, y por eso hemos intentado aclarar estos dos conceptos en distintas comunicaciones y en esta nota y por ello os agradecemos sinceramente todos los comentarios, ideas y sugerencias recibidas No todas las medidas que se han tomado estos 20 años han sido bien recibidas, pero sólo buscamos mejorar, y para ello hay momentos en los que tenemos que seguir adelante y tomar decisiones más o menos difíciles, pero al igual que las tomamos, nos hemos comprometido a estudiar su resultado y su posterior continuidad o eliminación.

La tasa de preinscripción no será una excepción y estudiaremos su viabilidad y funcionalidad para futuras ediciones. Por ello agradecemos mucho todos los comentarios que están hechos desde el cariño y el respeto a la prueba y a sus organizadores.

Un sincero y deportivo saludo

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